イベント担当者がイベント会社に相談をする主な理由

共栄美装広報部です。私たちはお客様のイベントをワンストップ体制でサポートが出来る会社です、と以前から発信を続けておりますが、そうは言っても具体的に何を持っていて何ができるのか?をあまり深堀りできていなかったかなと思いましたので、今回はその事も踏まえつつ、イベント担当者の皆さまへ向けて記事を書いていきます。

まず、イベントってどうやって作られるのか?

イベントは、さあやろうと言っていきなり突発的に出来るようなものではありません。

企画

「課題について真剣に議論する様子」の写真
  • イベントのタイトルは?
  • 何を表現するのか?
  • 達成したい目標は?
  • どこで開催するのか?
  • いつ開催するのか?
  • 開催地で、何を置くのか?
  • 予算は?
  • 誰を呼ぶのか?(出演者など)

これらはイベントが実際に開催される何ヶ月も前にプランニングされて、現実的に開催ができるのかどうかも検討しつつ話を進めていかなければいけません。

はじめて会社で飲み会の幹事を任された時とは訳が違い、大勢の方をお招きするイベントですから失敗も許されないわけです。

得に、規模が大きければ大きいほど信頼性があり、企業体力のある会社との連携が大切になります。

運営

「ものづくり大国を支える機械設計」の写真[モデル:あまのじゃく]
  • どの会社で物品を手配するか?
  • 今の人員でタイムテーブル通りに進行できるのか?
  • 会場設営ののために必要な工具は?
  • どんな職人の力が必要なのか?
  • イベント報告書はどんな風に書けばいいのか?

企画が固まってきたら、今度は実際に会場運営が必要になってきます。最初は机の上で広がって抽出されてきた様々なアイデアを現実のものに変えていくプロセスが必要になります。

よく、イベントの企画と運営は車の両輪のようなものだと言われています。

どちらが欠けてもイベントは成立しません。仮に企画だけが進んでも「机上の空論」です。そしてこれが固まらないことには運営もできません。いつ誰がどこで何をするのかがわからないからです。

そんな中で、ワンストップ体制でサポート出来るって何がいいのか?

百聞は一見にしかずという諺にならって、ワンストップ体制を視覚化してみました。

音響は音響屋さん、テントはテント屋さんといった具合に、別々に手配する場合は左図のようになります。

イベントで必要なものを個人であれこれいろんな業者に頼んで、オペレーションすることは大変です。各種業者への連携がスムーズかすスピーディーに行えないと、行き違いやトラブルも起きてしまいます。

ここで、ワンストップ体制のイベント会社に依頼すると、これらのストレスが一気に軽減されます。それが右の図面です。

ピンク色の線の数だけ、神経を張り巡らせていなければいけません。
これを一本化してこそ本当のワンストップ体制であり、イベント担当者の方が会社に手配を依頼する主な理由です。

※もちろん、逆に足りないものだけを手配する形で弊社をご利用いただくのも全然構いません。

ただ、私たちは自分たちの強みをもってお客様のストレスを見える化して軽減し、本来集中すべき事に時間や神経を注いでいただくことがイベント成功への近道だと考えています。

そんな思いで今回は記事を綴らせていただきました。

いつもありがとうございます。

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