イベント会社を、スマートに使う方法

イベント会社をスマートに使う方法

共栄美装広報部です。
緊急事態が解除され、お問い合わせも段々と頻度が上がって参りました。

それに伴って、弊社に初めてお声掛けをいただく機会も増えて参りました。
せっかく貴重な時間を費やしてお声掛け頂く訳ですから私共としても、お客様の時間を無駄にしたくはありません。
むしろ、お客様の負担を軽減してイベント成功に向けてサポートをしたく存じますので、今回はイベント会社をスマートに使う方法をお話させていただきます。

先送りにしない

どんなお仕事もそうですが、準備が最も大切です。
それはイベントというプロジェクトを進める上でも同じです。

もしも目の前の作業ばかりに追われて業者への連絡が後手に回っているなと感じたら、確定している事だけでも先に伝えるようにしましょう。

すべての情報が揃ってから問い合わせをしていては肝心の本番に間に合わなくなってしまうといったケースもこの業界では珍しくありません。

基本的に、自分の目の前にある作業ほど自分の思い通りになりますが、離れたところにある誰かにしかできない事はその人次第なのです。

予算を伝える

何をどれだけ使えばいいのかわからない場合は、担当者へ予算をお伝えください。
限られた予算の中でも最大限にパフォーマンスを発揮できるよう、お客様へご提案をさせていただきます。

そして、もしも相見積もりを取られている場合は担当者へそれを見せてください。
弊社もそれを参考に、勉強をさせていただきお客様が納得いくまで、見積書を作らせていただきたく存じます。

連絡はこまめに

もしも、あなたが一人暮らしをしていて置き配指定もしておらず、そんな状態で通販サイトを利用して物を買ったとします。

到着までいっさい音沙汰がなく、到着日もわからないと、どう思いますか?

  • 発送はされてるのか、されていないのか?
  • 商品は今どこにあるのか?
  • 到着日は?

これらの情報を、いちいち電話で確認することは非常に手間です。
ですが分からないことには、あなたも予定が立てられずに業務が滞ってしまうでしょう。

これが業者から逐一通知メールがきたり配送状況が確認できる状態だと、安心できますよね。

私共は細心の注意をはらって、お客様を不安にさせないサービスを常に心がけております。

だからこそ、ささいな事でも構いませんのでこまめに担当者へ連絡をいただけると嬉しいです。

必要な情報を正確に伝える

何がどこに何個、いつ必要なのか?

が分かっているのと、そうでないのでは案件の進め方に雲泥の差が出ます。

私たちがWEBサイトにて、メールフォームやFAXでお問合わせができるようにしているのはまさにその為です。ある程度形式化したフォーマットを使うことで、聞き逃しなどを防ぐことが出来るからです。さらに、時間を問わずにいつでも「送っておく」という事が可能です。

後述する「電話で問い合わせることによるデメリット」を防ぐことができるのも、メールフォームやFAXの良さです。

電話で問い合わせることによるデメリット

話に入る前に最初に断っておきたいことがあります。
弊社はフリーダイヤルを設けておりますし、いつでも気軽にお問い合わせを下されば、それだけで嬉しいです。

だから、ここからお話するのは一般的な事であることにご留意ください。

電話でコミュニケーションをとる事には、こんなデメリットが隠れています。

  • 両者間で聞き間違いなど齟齬が生じる
  • 証拠が残らず、言った言わないの話になる温床となる
  • お互い捕まらない(電話のタイミングが合わない)ことがある
  • 作業に集中したいのに、電話がかかってきた事で割り込みが発生して他の業務が滞ってしまう

逆に、メリットとしては担当者の対応力がわかりますし、顔は見えなくてもお互いの温度感が伝わると安心感が得られるでしょう。

そしてお急ぎの場合や、メールを送っても返答がない場合は電話をかけるに越したことはありません。

最後に

私たちは弊社にお問い合わせをくださる方へ向けて、どこまでも真摯に取り組みます。
せっかくご縁があってご相談をいただく訳ですから、費やした時間に対して最大の成果が得られるように今後も企業努力を続けて参りますので、何卒宜しくお願いします。

よろしければ、弊社のサービスをご利用いただくにあたっての記事は他にもありますのであわせてご覧くださると幸いです。

イベントレンタル会社を利用する時に気をつけたいこと10選

お電話でのお問い合わせの際に私たちがお尋ねすること

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