絶対に失敗しない現地調査のコツ!

こんにちは!共栄美装公式Twitter 中の人です!本日は、これから来年度のイベントなどを企画することが増えて来るかと思いますがその際に大切になってくるのが使用するイベント会場の現地調査です!二度手間、三度手間にならない現地調査の方法をご紹介いたします!

現地調査とは

字の通り、実際に現地に赴いて問題がないかを調査することです。イベントを実施するということは集客を行い、たくさんの人間に楽しんでもらえるように安全管理する責任があります。そのために現地調査(=現調)を行い、イベントを実施しても問題ないかを事前に確認し、問題があれば解決方法を考えるための材料を収集する。それが現調の大きな目的です。

イベント会場

現調準備

実際に会場を選定して現地調査の日程が決まれば現地を確認するための準備をしましょう。手ぶらで現地に向かうと得られる情報が少なくなってしまいます。そこで次のような道具を用意することをおすすめします。

1.イメージ図面

まずはイベント会場をどのように使いたいかのイメージ図面を作成します。屋内会場の場合、部屋に図面をもらえることが多いです。(※会場によります)屋外会場の場合はネットで航空写真などを入手してだいたいのイメージを付けます。有料ですが弊社でも作成できますので面倒な場合はご依頼ください!

レイアウト例

2.メジャー

通路やエレベーターなどの搬入経路や物を設置する場所の長さを測るのに使用します。屋外の場合は、広いので50mや100m図れる巻き尺がおすすめです。

3.カメラ

写真の情報はなにより頼りになります。撮り過ぎかなってくらい撮りましょう。

4.ペン・バインダー

ペンは2色以上あると書き分けができて便利です。素早く書き込む必要があるのであとからでもわかりやすくマイルールを作り、情報別に色分けすると後から見直しやすいです。立ちで紙に書き込む場合は硬いバインダーは必須です。

あとはチェックしたい箇所をまとめたチェックリストがあると忘れなく、現調を行うことができます。

実際に現調してみましょう!

では、実際に現調してみましょう

1.搬入経路の確認をする

実際に搬入する経路を歩き、通路、エレベーターの長さを測ります。当日物を搬入しようとしたら狭すぎて通らないということがよくありますので必ず確認しておいてください。台車での搬入が出来るよう、段差が無いか等も重要な情報です。段差、障害物等のサイズは図面にないことがあるのでサイズを測り対策できるように情報として残しておきましょう。

その他養生が必要な場合もあるので搬入の打ち合わせは必ず行いましょう。

2.物を設置する場所の長さを測る

会場の長さを測り、実際にその場所に物が置けるのかを確認できます。搬入経路は抜けれたのに肝心の会場の置きたい場所に置けない!必要な個数が並ばない!ということもよくあります。商品サイズは弊社HPに掲載しております。また、不明な点があればお気軽にご質問ください!

その他、人間が通る通路の幅など消防法などで細かいルールがあるのでやりたいこと・規模と会場の広さ・構造が一致するか確認しましょう!

3.写真を撮りまくる

現地で得られる情報に勝るものは有りませんが、写真があればおおよその検討を建てることができます。必ず会場全体の写真を撮影しておきましょう。帰ってから「ここってどうなってたっけ?」はあるあるです。障害となりそうな場所や壁面、電源の場所など、容量が許す限り撮りまくりましょう!

4.その他会場から情報をもらう

イベント会場が新築の場合を除き、過去に数多くの実施実績があるはずです。そういった情報を会場管理者から貰いましょう!また、電源の容量、会場の使用可能時間等も確認していきましょう。

最も失敗しない現調をする方法!

最たる方法は…プロにお任せいただくことです!弊社をご利用いただける場合は一緒に現調にお伺いすることが可能です。必ず事前にイベント概要とイメージ図を弊社にお送りください。最高のイベントを一緒に創るパートナーイベント会社は共栄美装で決まりです!

Contact お問い合わせ

フォームでのご相談は24時間対応! お問い合わせ・ご相談
お急ぎの方は電話でご相談(平日9:00~18:00) 0120-005-732
FAXからのお申込みはこちら。FAX注文用紙 052-622-1153
E-mailからのお問い合わせ contact@kyoei-bisou.co.jp