お客様へのお願い～応対品質向上の為、お電話でお問合わせの際はメールアドレスをご用意ください～

本日は、日頃より弊社をご利用頂いている方やWEBサイトから新しく弊社を知って下さった方に向けた内容をお送りします。

最近、大変ありがたい事に毎日沢山の方々からお問い合わせを頂けております。
WEBサイト上のお見積り依頼画面やメールから頂けることも多く、フリーダイヤルからのお電話で事務所の電話機が鳴ることも増えてきました。

その中で、よくあるのが下記のような内容です。

「配送料金はいくらですか？」
「指定した日程で間に合うのか？在庫状況は？」
「正式に見積りとまでいかなくても、ざっくりとした費用感が知りたいです」

上記について、1つ1つ説明を踏まえつつ本日の記事タイトルの一部であるメールアドレスがなぜ必要なのかについてお話させていただきます。

配送料金について

配送料金は変動的です。そのためWEBサイト上での表記がなく、お見積もり書に掲載して提出しています。見積もり段階では、これらの複合的な要素を踏まえつつ配送料金を算出しております。

距離
重さ
個数
小口数
梱包サイズ
時間指定の有無
他

指定した日数ごとの在庫状況について

性質上、弊社の物品のほぼ大半はレンタル用品で構成されており、その在庫状況は流動的です。
また、他に必要になる物品との兼ね合いもあります(例：テントに対して養生ウェイトや横幕が必要など)。

ざっくりとした費用感について

上記2つは不確定要素が強い内容ですが、それでもよく「ざっくりでいいから、いくらぐらいするのか教えてください」といった具合にお電話口で尋ねるお客様がいらっしゃいます。

ところが電話受付をしているスタッフには裁量がなく、お繋ぎ出来る営業スタッフが事務所内に居る場合は概算での配送料金をお伝えする事もあるのですが、やはり概算は概算です。

費用については「言った言わないの話」になる事も多く、例えば口頭で配送料金がざっくり10000円だと回答したとしても、その金額をお約束している訳ではありません。
つまり、お見積書の金額と異なるケースもあるんです。本来であればこういったアバウトな受け答えはトラブルの元となるので、私共はきっちりとした回答でお客様とは認識の違いや齟齬なくお話を進めるよう努めております。

まとめ

上記「配送料金について」「指定した日数ごとの在庫状況について」「ざっくりとした費用感について」に共通して言えることは、どれも受付スタッフだけでは即答が難しいという事です。
事務所内に営業スタッフがいる場合は対応もスムースに行えます。ですが逆に不在時はかえってタイムロスになってしまいかねないのです。

これはお客様が他の用事でバタバタしていたり、お休みになっていたりして折り返し電話に出ることができない時も同様です。こんな時、もし受付スタッフがメールアドレスやFAXを聞いていてくれたら、そちらへ配送料金を含めた見積もりを送ったり、電話で聞きそびれた重要な確認事項をお尋ねすることも出来ます。

電話というツールは、温度感や人柄が伝わったり、リアルタイムで通話できるぶん意思疎通のスピードが早いです。反面、言った言わないの話になりやすく聞き間違いの温床になりますし、受け取った側の時間に割り込んで通話をしなければ意思疎通が取れないという問題点があるんです。
一方、メールやFAXは活字になった情報が相手に届くだけなので、いつでも確認して返信ができます。

受付スタッフからお電話口でメールアドレスを聞かれて煩わしく感じる方も中にはいらっしゃいます。ですがスムースなやり取りを進めるためにも、何卒ご理解とご協力の程、よろしくお願い致します。

最後になりますが、本日はお客様にご理解とご協力をお願いする内容になってしまっていることを大変心苦しく思っております。
それでも応援してくださる方々には、感謝の言葉でいっぱいで頭が上がりません。

皆様からの期待に応えるべく、現在はスタッフを増員させるべく採用活動に注力しておりますので、よりスピーディーで軽いフットワークのWEBサービスを目指して邁進して参ります。